Kann einfach alles. Und kann alles einfach.
Speziell im Maschinen- und Anlagenbau punktet Pleasant Office mit nützlichen Branchen-Extras:
- Stücklistenverwaltung
Bei Maschinen und Baugruppen lassen sich die benötigten Teile als Stückliste hinterlegen oder aus einem CAD-Programm importieren. Für Kundenaufträge oder Lagerproduktionen wird auf diese Weise ein Fertigungsauftrag zugeordnet, der die Produktionsangaben enthält. Auf Wunsch können die notwendigen Bauteile gleichzeitig für die Fertigung reserviert werden. Meldet die Produktion Vollzug, wird mit dem Wareneingangsschein ohne Zwischenschritte die fertige Ware dem Lager zugebucht und die Rohstoffe in korrespondierender Menge abgebucht (ggf. unter Angabe der verwendeten bzw. produzierten Waren). Die gesamten Dokumente werden archiviert und stehen so bei ähnlichen Projekten als Vorlage zur Verfügung. - Lagerführung mit Seriennummern
Sowohl für Bauteile und -gruppen wie auch für ganze Maschinen bietet die Seriennummernverwaltung eine eindeutige Herleitung von Lieferant und Bezugsdatum, sowie – bei eigener Produktion – vom Fertigungsdatum und den belieferten Kunden. Die Seriennummer kann auf Lieferscheinen und Rechnungen mit ausgedruckt werden. Selbst komplexe Verknüpfungen (welches Bauteil wurde in welcher Baugruppe und welcher Anlage verwendet?) sind auf Knopfdruck verfügbar und sichern Ihnen sofortige Transparenz in Reklamations- und Reparaturfällen. - Kunden-Maschinen-Verwaltung
Jeder ausgelieferten Maschine sind spezifische Angaben hinterlegt, die kundenbezogen verknüpft sind. So lassen sich nicht nur schnell und einfach Übersichten erstellen (welcher Kunde hat welche Maschine?), auch periodische Wartungsarbeiten und -termine sind zuverlässig geplant und werden automatisch im Wartungskalender hinterlegt. Wird ein Wartungs- oder Reparaturauftrag erstellt, überträgt Pleasant Office die spezifischen Maschinendaten automatisch in das Dokument. Kunden, Maschinen, Leistungen und Termine: Aus jeder Perspektive erkennen Sie in Sekundenschnelle Zusammenhänge, die Ihre Planung vereinfacht und Ihren Service verbessert. - Automatisierung der INTRASTAT-Meldung
Bei größerem Handelsvolumen im EU-Ausland (> 500.000 €) ist die Meldung an die Innergemeinschaftliche Handelsstatistik Pflicht. Die aufwändige Berechnung (für jedes EU-Land Gewicht und Warenwert je Zolltarifnummer) übernimmt Pleasant Office vollständig für Sie. - Mehrsprachigkeit und Mehrwährungsfähigkeit
Für den weltweiten Ein- und Verkauf unterstützt Sie Pleasant Office bei der Korrespondenz, Beschaffung und Fakturierung in mehreren Sprachen und Währungen. - Erstellung von Frachtpapieren
Die Frachtpapiere zur Beauftragung von Speditionen können im Ein- und Verkauf automatisch aus Bestellungen bzw. Lieferscheinen abgeleitet werden. - Erstellung von Sonderformularen
Ursprungszeugnisse, Zertifikate oder Werkstoffangaben – Sonderformulare sind schnell individuell erstellt und stehen danach als Vordrucke jederzeit zur Verfügung. - Abschlagsrechnungen
Bei größeren Projekten verwaltet Pleasant Office zuverlässig die Abschlagsrechnungen und berücksichtigt alle eingegangenen Zahlungen in der Abschlussrechnung. - Projektkostenkontrolle
Durch die Zuordnung von auftragsbezogenen Eingangsrechnungen und Lagerentnahmen zum Projekt und die angeschlossene Erfassung von Konstruktions- und Montagezeiten ist jederzeit eine Projektkostenkontrolle und Nachkalkulation möglich. - Dokumentverwaltung
Neben den Software-eigenen Dokumenten (Angebote, Auftragsbestätigungen, Abschlags- und Proformarechnungen, Bestellungen, Speditionsaufträge, Packlisten, Lieferscheine, Zertifikate etc. ) verwaltet Pleasant Office auch externe Dokumente, z. B. E-Mails von Kunden und Lieferanten zum Projekt, CAD-Konstruktionen, Stücklisten und Dokumentationen. Auch eingehende Post kann über die integrierte Scanner-Schnittstelle ohne Umwege direkt dem Kunden bzw. Lieferanten und dem Projekt zugeordnet werden. - Außendienstanbindung
Ihr Vertrieb greift auf Wunsch via Internet direkt auf Pleasant Office zu. Dabei können die Rechte soweit eingeschränkt werden, dass er nur auf die Kunden (und deren Schriftverkehr) zugreifen kann, die auch von ihm betreut werden. Der Außendienst kann Angebote erstellen und verfolgen, Auftragschancen bewerten und Besuchsberichte und Telefonnotizen verwalten. Bei Touren sieht er mit unserer App alle Kunden in der Nähe der aktuellen Adresse, ruft die Kontaktdaten auf, kann einen Termin vereinbaren und sich dorthin navigieren lassen.
Darüber hinaus überzeugt Pleasant Office auch bei allen Standards, die eine hochwertige Warenwirtschafts-Software auszeichnen:
- Verkaufsabwicklung vom Angebot bis zur Rechnung (ggf. mit Unterstützung von besonderen Abwicklungsarten wie Abschlagsrechnungen, Proformarechnungen)
- Einkaufsabwicklung von der Anfrage bis zur Rechnungseingangskontrolle
- Projektverwaltung auch für umfangreiche Projekte
- CRM: integriertes Customer-Relationship-Management
- Dokumentenmanagement für Fremddokumente mit Scanner-Schnittstelle
- Sonderkonditionenverwaltung zur Administration von Einkaufs- und Verkaufspreisen nach Staffeln, Kunden, Kundengruppen, Angebotsartikeln, Warengruppen und zeitlich befristeten Sonderaktionen in allen denkbaren Kombinationen
- Überwachung offener Aufträge mit Lieferterminüberwachung und Vorschlagswesen
- Lager- und Mindestbestandüberwachung mit Bestellvorschlägen unter Berücksichtigung von Lieferzeiten, offenen Kundenaufträgen und offenen Lieferantenbestellungen
- Überwachung offener Lieferscheine mit Einzel- und Sammelrechnungsautomatik, auf Wunsch mit Stapel-E-Mailversand (E-Rechnung)
- Statistiken Umfangreiche Auswertungsfunktionen im Ein- und Verkauf für Artikel, Warengruppen, Kunden, Kundengruppen, Lieferanten, Lieferantengruppen und Gesamtumsätze mit zeitlichen Verläufen und Detailinformationen
- Lagerführung inkl. Sonderformen wie Farben-, Chargen- oder Seriennummernverwaltung, unterschiedliche Lagerorte und -plätze und umfangreichen Inventurfunktionen
- Bankenschnittstelle (SEPA) zur Zahlung von Verbindlichkeiten, Einzug von Lastschriften für Rechnungen und Import von Kontoauszügen mit automatischer Zuordnung von Kundenzahlungen zu offenen Rechnungen
- Barverkauf mit Unterstützung von Kassenperipherie am Point of Sale; Pflege von Kassenbuch für Tages- und Monatsabschluss
- Barcode-Unterstützung vollumfänglich im gesamten Ein- und Verkaufsprozess
- Offene-Posten-Verwaltung mit Mahnwesen und SEPA-Lastschriftfunktion
- Mobile Datenerfassung mit MDE-Scanner für Lagerbewegungen in Ein- und Verkauf
- Steuerbüro-Übergabe aller Geschäftsvorfälle im DATEV-Format oder wahlweise an angeschlossene Finanzbuchhaltung der Edition Pleasant Office, auf Wunsch mit Kostenrechnung und Anlagenbuchhaltung
- Provisionsabrechnungen für den eigenen Außendienst oder für Handelsvertreter
- Übergabe von Paketinformationen an DHL, DPD, UPS und andere
- Datenaustausch mit mobilen Arbeitsplätzen, auf Wunsch Installation als Remote-App für den Vollzugriff von unterwegs
- Nachkalkulation durch projektweise Gegenüberstellung von Erträgen und Kosten
Um zu erfahren, wie Sie sich diese Funktionen bei der täglichen Arbeit zunutze machen, wählen Sie bitte Ihr Branchenumfeld im folgenden Kapitel Workflow.